Oletko kuullut puhuttavan integraatioista ja rajapinnoista, mutta et ymmärrä mitä niillä tarkoitetaan? Tämä artikkeli avaa lyhyesti ja ymmärrettävästi näiden aiheiden merkitystä, hyötyjä ja erilaisia malleja integraatioiden toteuttamiseen.
Tällä digitalisaation aikakaudella, jossa sovellukset ja järjestelmät ovat tärkeä osa päivittäistä työnkuvaa, on erityisen tärkeää varmistaa, että ne pystyvät tarpeen vaatiessa myös kommunikoimaan saumattomasti keskenään. Tämä ei ole pelkästään mukavuuskysymys vaan se on myös strateginen välttämättömyys yrityksen toiminnan tehostamisen kannalta.
Tätä järjestelmien välistä kommunikointia kutsutaan integraatioksi ja ne ovat olennainen osa ohjelmistokehitystä. Ne mahdollistavat reaaliaikaisen tiedonvaihdon esim. osastojen ja alueiden välillä, ne voivat parantaa asiakaskokemusta sekä tehostaa muitakin liiketoiminnan prosesseja. Integraatioista on hyötyä niin suurille yrityksille, kuin myös pienemmille toimijoille.
Pureudutaan vielä hieman syvemmälle. Jos haluat hypätä suoraan johonkin aiheeseen, niin käytä alla olevaa sisällysluetteloa:
Mikä on integraatio?
Integraatio tarkoittaa siis erilaisten järjestelmien yhdistämistä toisiinsa siten, että ne lähettävät ja vastaanottavat tietoa toisilleen automaattisesti ja virheettömästi. Sen tarkoitus on tehostaa työntekoa vähentämällä manuaalista työtä tietojen siirrossa järjestelmästä toiseen.
Monissa yrityksissä erilaiset prosessit takkuavat tiedonsiirron tehottomuuden takia. Pahimmassa tapauksessa samoja tietoja kirjataan erilaisiin sovelluksiin ja järjestelmiin käsityöllä, joka on paitsi hidasta, mutta myös altistaa tiedonsiirron inhimillisille virheille. Järjestelmäintegraatiolla saadaan siis tehostettua tiedonsiirron nopeutta ja sillä voidaan vähentää virheiden mahdollisuuksia. Tiedonsiirron automatisointi mahdollistaa tiedon pysymisen ajantasaisena sekä vapauttaa aikaa muille tärkeille työtehtäville, kuten myyntiin tai asiakkaiden palveluun.
Järjestelmäintegraatioita voidaan toteuttaa eri tavoin sekä erilaisiin yrityksen tarpeisiin. Yksi esimerkki tästä on verkkokaupan ja varastojärjestelmän välinen automaattinen tiedonsiirto. Verkkokauppa lukee varastojärjestelmän saldoja ja tunnistaa paljonko tuotteita on vielä varastossa. Mikäli ne ovat loppumassa, pystytään asiaan reagoimaan hyvissä ajoin ja tilaamaan tuotetta varastoon lisää. Ilman integraatiota verkkokaupassa voisi olla myynnissä tuotteita, jotka ovat jo loppuneet varastosta.
Mikä on API-rajapinta?
Integraatioista puhuttaessa törmää usein termeihin API ja rajapinta. API on lyhenne sanoista application programming interface mikä puolestaan tarkoittaa rajapintaa. Eli kun puhutaan APIsta, rajapinnasta tai API-rajapinnasta, niillä tarkoitetaan samaa asiaa.
Rajapinnan avulla tehdään pyyntöjä järjestelmälle, josta halutaan noutaa tietoja toiseen ohjelmistoon. Jotta integraatio voidaan toteuttaa halutuille järjestelmille, tulee jokaisella niistä olla rajapinta tietojen välittämiseksi. Rajapinta itsessään ei vielä ole valmis integraatio, vaan se tarjoaa mahdollisuuden yhdistää nämä rajapinnat keskustelemaan toistensa kanssa.
Milloin integraatio on kannattavaa toteuttaa?
Järjestelmäintegraatio on erityisen kannattavaa silloin, kun yritys käyttää useita erillisiä järjestelmiä, jotka eivät kommunikoi saumattomasti keskenään. Tämä voi ilmetä esimerkiksi niin, että samat tiedot pitää syöttää käsin moneen eri järjestelmään tai tiedon siirto organisaation sisällä on hankalaa ja hidasta.
Jos yritys on kasvuhaluinen, tulee tiedonhallintaprosessien olla kunnossa. Liiketoiminnan kasvaessa yleensä myös tiedon määrä kasvaa, jolloin järjestelmäintegraatio helpottaa työn määrää ja tuo joustavuutta kasvuun. Sen avulla tiedon laatu paranee, kun data pysyy yhtenäisenä ja ajan tasalla kaikissa tarvittavissa järjestelmissä.
Järjestelmäintegraatio voi parantaa myös asiakaskokemusta. Aiemmassa verkkokauppa-esimerkissä integraatio auttaa tunnistamaan tuotteen olevan loppumaisillaan, jolloin siihen on mahdollista reagoida hyvissä ajoin. Mikäli tuotetta myytäisiin vaikka se olisi jo loppunut, asiakaskokemus luultavasti kärsisi ja sen selvittely aiheuttaisi myös lisätöitä.
Integraation hyödyt
Hyödyt vaihtelevat yritysten tarpeiden mukaan. Toisilla hyötynä on työtehokkuuden parantaminen ja toisille se voi olla asiakaskokemuksen kehittäminen. Toisille integraatiot mahdollistavat hyvässä tapauksessa kokonaisvaltaisesti useita eri hyötyjä yhtäaikaisesti. Tässä lyhyt katsaus erilaisista hyödyistä:
Tehostaa prosesseja ja vapauttaa aikaa
Tiedonhallinnan laatu ja nopeus paranevat ja aikaa vapautuu muihin työtehtäviinParantaa asiakaskokemusta
Nopea ja saumaton tiedonsiirto tarkoittaa parempaa palvelua asiakkaillesiKasvattaa tuottavuutta
Työntekijät voivat keskittyä asiantuntijuuteensa, kun rutiinit automatisoidaan.Kustannussäästöt
Virheiden vähentyessä myöskään ongelmanratkaisuun ei tarvitse käyttää aikaa. Aiemmin virheisiin ja korjauksiin käytetyt resurssit voidaan kohdistaa muualle.Kasvumahdollisuudet
Kasvaessaan yrityksen on liitettävä uusia järjestelmiä olemassa olevaan infrastruktuuriin. Integraation avulla tämä prosessi voi olla sujuva, mikä helpottaa yrityksen kasvamista.Helpottaa päätöksentekoa
Liiketoiminnallisia päätöksiä on helpompi tehdä, kun eri lähteistä tarvittavat tiedot voidaan yhdistää esim. toiminnanohjausjärjestelmään, joka helpottaa liiketoiminnan tietojen selailua.
Kaiken kaikkiaan järjestelmäintegraatiot luovat tehokkaan, älykkään ja saumattoman liiketoimintaympäristön, jonka avulla yritys voi tehostaa toimintaansa ja sopeutua muutoksiin nopeammin.
Erilaisia integraatiomalleja
Integraatioiden toteuttamiseen on erilaisia tapoja ja malleja. Tässä lueteltuna muutama:
Point-to-point:
Järjestelmien välille tehtävä suora integraatio. Jokaisen yhteen liitettävän järjestelmän välille tulee oma liitäntänsä. Tuo liitäntä sisältää kahden järjestelmän välisen datan kääntämiseen, integrointiin ja viestintään liittyvät ohjeistukset.
Kun puhutaan yksittäisistä integraatioista ja pienistä kokonaisuuksista, tämä ratkaisu on kustannustehokas vaihtoehto.
Jos uusia integroitavia järjestelmiä tulee ajan saatossa lisää, myös integraatioiden määrä kasvaa eksponentiaalisesti, kun uusi järjestelmä liitetään jokaiseen jo olemassa olevaan järjestelmään. Lopputuloksena voi olla monimutkainen yhteenliitosten verkosto.
Hub and spoke:
Järjestelmien välissä toimii erillinen viestinvälittäjäkeskus (hub), joka vastaanottaa ja kohdentaa tiedot oikeisiin järjestelmiin. Viestinvälittäjä kattaa viestin muuttamiseen, kohdentamiseen ja järjestelmien väliseen viestintään liittyvät komennot.
Tämän mallin hyöty on tiedonhallinnassa. Kun kaikki menee keskitetysti yhden keskuksen läpi, tiedon hallittavuus on parempaa kuin point-to-point -mallissa. Myös uusien järjestelmien integroiminen on helpompaa.
Kuitenkin, kun integraatiot rakentuvat yhden keskuksen varaan saattaa mahdollisissa vikatilanteissa tiedonsiirto katketa joka suuntaan. Samalla täytyy löytää myös yhteinen tiedostomuoto, joka sopii kaikkiin vastaanottaviin järjestelmiin.
Enterprise Service Bus (ESB):
Tässä mallissa yhden erillisen viestinvälittäjän sijasta toimii iso alusta, joka ohjaa eri järjestelmiä toimimaan yhdessä ja kommunikoimaan eri tavoin. Hub and spokessa järjestelmät kommunikoivat keskuksen välityksellä, kun taas tässä mallissa ne pystyvät kommunikoimaan keskenään.
Kun alustan kautta integraatiot ovat hajautettu, voidaan mahdolliset viat paikantaa ja korjata keskitetysti. Tämä malli on skaalautuva ja siihen on helppo lisätä uusia järjestelmiä. Siitä syystä se sopiikin erilaisten organisaatioiden tarpeisiin.
Järjestelmien lisääntyessä merkittävästi ESB:stä voi tulla kuitenkin raskas kokonaisuus.
Paljonko integraation toteuttaminen maksaa?
Toteutusten hinnat vaihtelevat laajuuden mukaisesti, joten tähän ei ole yksiselitteistä vastausta. Niin kuin ohjelmistokehityksen hinta vaihtelee projektin laajuudesta ja vaatimuksista riippuen, myös integraation toteuttamisen kustannukset vaihtelevat sen monimutkaisuuden mukaan.
Yleisesti hinta määräytyy sen mukaan, paljonko sen rakentamiseen tarvitaan työaikaa. Mikäli integraatio on sellainen, jota palveluntarjoaja tekee säännöllisesti, voi sen saada edullisestikin. Jos kuitenkin tarve on saada liitettyä yhteen monta erillistä räätälöityä järjestelmää, on hinta luonnollisesti korkeampi.
Aikataulu voi olla myös hintaan vaikuttava tekijä. Mikäli toteutus tulee saada valmiiksi tiukassa aikataulussa, se voi vaatia enemmän resursseja ja työtunteja kuin normaalissa aikataulussa toteutettu projekti.
Lisäksi hintaan vaikuttaa myös erilaiset integraatiomallit, räätälöintitarpeet ja tarvittavat työkalut ja asiantuntijaresurssit. Nämä ovat kuitenkin asioita, joista asiakkaan ei tarvitse itse ymmärtää mitään, vaan palveluntarjoaja osaa tunnistaa vaadittavat resurssit.
Vaikka integraation hinta voi olla aluksi korkea, on tärkeää muistaa, että pitkällä aikavälillä se tuo merkittäviä hyötyjä yrityksen toiminnan tehokkuuteen, tuottavuuteen ja kilpailukykyyn.
Yhteenveto
Yleisesti voisi sanoa, että integraatio on kannattavaa silloin, kun liiketoiminnan pyörittämiseen tarvitaan useampaa järjestelmää, jotka eivät siirrä tietoa saumattomasti toistensa kanssa. Sen avulla pystytään vähentämään manuaalista tiedonhallinnan työtä, joka vapauttaa aikaa muille tuottaville työtehtäville. Erityisesti kasvavien yritysten kannattaa liittää järjestelmiä yhteen, sillä se tehostaa toimintaa ja tuo joustavuutta työntekoon.
Yrityksen kannattaa tehdä perusteellinen analyysi liiketoiminnan tarpeista ja keskustella mahdollisten palveluntarjoajien kanssa saadakseen tarkemman hinta-arvion ja selkeyttä integraation mahdollisista hyödyistä. Mikäli sinulla on kysyttävää erilaisista integraatioista, niiden hyödyistä ja hinnoista, niin me autamme mielellämme - ota yhteyttä!
